InProcesRegieConcept
In Proces Regie Concept: transparantie voor opdrachtgevers van technisch onderhoud
Het ontstaan van het InPRC.
Inkoop en facilitymanagement vroeg zich af: wat krijgen we nu eigenlijk geleverd, behalve facturen, kwaliteit rapportages, klachten en herstel acties op basis van door ons geconstateerde defecten. Zij vroegen het de leverancier, echter deze kon ook niet meer produceren dan facturen, kwaliteitsrapporten, individuele onderhoudslijsten en niet aan systeem gerelateerde urenlijsten. Dienstverlening kent kennelijk een ‘black box’ en partijen lijken niet te weten wat er nu feitelijk aan diensten wordt geleverd en het idee voor In Proces Regie Concept werd geboren. Globaal vertrekpunt:
Opdrachtgevers weten vaak niet wat zij geleverd krijgen
Opdrachtnemer weten vaak niet wat zij leveren
Wat maximaal geleverd wordt zijn facturen, kwaliteit rapporten, urenlijsten
Wat, waar, wanneer en hoe wordt gewerkt is niet bekend
Rapportages regelmatig nog op bonnetjes niveau
Op basis van klachten en audits wordt correctief opgetreden
Evaluatie vindt plaats op basis van aannames, klachten, incidenten
Verstandhouding opdrachtgever– opdrachtnemer fungeert als Haarlemmerolie
Aanleiding voor oplossing voor problematiek huidige technische dienstverlening
Geen grip op daadwerkelijke tijdsbesteding
Geen stabiele grip op kwaliteit
Matige motivatie en betrokkenheid technisch medewerker
Wat is er nodig?
Sturingsmechanisme voor (regie-) organisaties en techniek leveranciers
Oplossing waarbij technisch onderhoud kwantitatief en kwalitatief meetbaar is
Technisch medewerker centrale schakel in het kwaliteitsproces
InPRC biedt een oplossing voor problematiek huidige onderhoudsdienstverlening
Grip op daadwerkelijke tijdsbesteding
Stabiele grip op kwaliteit
Verhoging motivatie en betrokkenheid onderhoudsmedewerker
Wat is de invloed van InPRC op de technisch dienstverlener?
Sturingsmechanisme, weten wat waar, wanneer en op elk tijdstip
Maakt technisch onderhoud kwantitatief en kwalitatief inzichtelijk
Rechtstreekse arbeidsuren (en reistijd) registratie
Technisch medewerker wordt centrale schakel in kwaliteitsproces
Hoe werkt InPRC
Een centrale rol van de onderhoudsmedewerker
Elk service punt in het gebouw krijgt een unieke barcode
Het startpunt is een computer met internet (op het werkadres of thuis)
Monteur registreert zich op de computer met ‘scanner’ en naam/personeelnummer
Monteur meldt zich met scanner aan op te onderhouden installatie
Kiest onderhoudsprogramma, voert uit en registreert afwijkingen
Meldt zich af op de ruimte door aanmelding op de volgende installatie
Na afloop van contracttijd meldt de monteur zich af op de computer
Alle data wordt doorgezet naar opdrachtgever, opdrachtnemer en centrale database
Resultaten en bijvangst
Er wordt geappelleerd aan de kennis, ervaring en inzicht van de monteur
Monteur bepaalt met de ‘scanner’ keuze uit (voorgeschreven) onderhoud programma’s
Bijvangst: monteur registreert afwijkingen in ruimtes
Verstoringen worden direct onder de aandacht gebracht van partijen
Eigen ‘benchmarking’ en ‘data mining’ van prestaties
De positie van de onderhoudsmedewerker
Psychologie: Medewerker heeft behoefte aan: competentie (erkenning), autonomie en (sociale) verbinding. Samenwerking leidt tot sociaal kapitaal. Sociale uitwisseling (complimenten, zelf taak invullen, ruimte in de taak)
Eventuele werkdruk issues (nu ongrijpbaar) wordt inzichtelijk gemaakt in InPRC
‘Footsoldier’ rol opschalen naar (gewaardeerd) vakman, creativiteit ontwikkelen
Van uitvoerder van onderhoudswerk naar:
Vakman die met zijn inzicht bepaalt welk technisch onderhoud hij gaat uitvoeren, zijn kennis gebruikt om afwijkingen en verstoringen te registreren in de wetenschap dat deze informatie direct door opdrachtgever en opdrachtnemer wordt ontvangen en actie wordt ondernomen. Ruimte voor sociale innovatie. Introductie van een (optioneel) bonus systeem en of een ‘medewerker van de maand systeem’.
InPRC Kwaliteit inspecties / Assesment technisch onderhoud
Achteraf
Steekproefsgewijs, of
Real-time
Schouwing met vertegenwoordiger opdrachtgever
Datamining, benchmarken en rapportages
Naar mate meer gebouwen en meer werkdagen in het InPRC worden geregistreerd ontstaat gaandeweg een database met:
Uitgebreide rapportage mogelijkheden
Betrouwbare data van het technisch onderhoud per installatie
Medewerker prestaties
Onderhoudsprogramma prestaties en keuze van onderhoud per ruimte installatie
Voordelen Opdrachtgever
Offertes worden gebaseerd op reële en feitelijke gegevens in plaats van ‘markt’ normeringen
Bij uur contracten kan inzet arbeidstijd worden vergeleken met contract afspraken
Bij resultaatcontracten kan de geleverde prestatie worden getoetst aan het contract
Alle informatie betreffende de uitvoering op locatie, alsmede gesignaleerde afwijkingen en bijzonderheden, zijn aan het eind van elke werkdag beschikbaar
‘Up to date’ rapportages en ‘up to date’ archivering
Resultaten worden met de opdrachtgever gedeeld waardoor volledige transparantie ontstaat
Voordelen Opdrachtnemer
Nieuwe calculaties voor offertes kunnen worden gebaseerd op reële en feitelijke gegevens in plaats van ‘markt’ normeringen
Benchmarken: Prestaties vergelijken in vergelijkbare klant gebouwen
Up to date’ rapportages en ‘up to date’ archivering op klant en project niveau
Benchmarken: prestaties medewerkers vergelijken ten behoeve van optioneel ‘bonus/ beloning systeem’ of ‘medewerker van de maand’ systeem
Resultaten worden met de opdrachtgever worden gedeeld waardoor transparantie ontstaat en eventueel wantrouwen bij klant verdwijnt
InPRC server en datacentre
Op de server van InPRC worden de individuele relatie systemen (onderhoudsbedrijven) beheerd en worden periodiek ‘updates’ opgeleverd
Ook kunnen onderhoudsbedrijven aanvullende functies en maatwerk bestellen
Data bestanden wordt niet aan derden ter beschikking gesteld of commercieel aangewend
Cleaning Works is exclusief distributeur van het InPRC systeem
Voor meer informatie en voor presentaties gelieve contact opnemen met Hans Westerveld, info@cleaningworks.nl of telefoon 06 55 771 777.
